Golfvereniging Dongen hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Golfvereniging Dongen houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt in ieder geval met zich mee dat:

  1. wij uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt: deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
  2. verwerking van uw persoonsgegevens beperkt blijft tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verstrekt;
  3. wij om uw uitdrukkelijke toestemming vragen als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  4. wij passende technische en/of organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  5. wij geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  6. wij op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren. Als Golfvereniging Dongen zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt of contact hierover met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens: secretaris@golfverenigingdongen.nl.

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door Golfvereniging Dongen verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

  1. Om de registratie bij de Koninklijke Nederlandse Golf Federatie te verzorgen
  2. Om de handicapregistratie te verzorgen
  3. Het versturen van nieuwsbrieven, uitnodigingen en informatie betreffende wedstrijden.
  4. Voor de bovenstaande doelstellingen vragen en verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
    • Voorletters;
    • Voornaam;
    • Tussenvoegsel;
    • Achternaam;
    • Meisjesnaam;
    • Geslacht;
    • Geboortedatum;
    • Adres: Straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats, land;
    • Telefoonnummer, nummer mobiele telefoon;
    • E-mailadres.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u ons verstrekt, kunnen wij aan derde partijen ter beschikking stellen indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  1. Het verzorgen van de ledenadministratie (OGS – Online Golfsystems);
  2. Het verzorgen van de (financiële) administratie (OGS – Online Golfsystems);
  3. Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (Mailchimp via OGS – Online Golfsystems); Mailchimp is gecertificeerd voor het EU-US Privacy Shield. Op basis daarvan is het toegestaan persoonsgegevens met ze te delen. Deze gegevens worden buiten de EU opgeslagen. Hiervoor is een verwerkersovereenkomst afgesloten;
  4. Het informeren over wedstrijden (OGS – Online Golfsystems en via de wedstrijdcommissies);
  5. Het verzorgen van de handicap-administratie (OGS – Online Golfsystems).

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. In de verwerkersovereenkomst maken wij met deze partijen (verwerkers) uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Met zowel OGS – Online Golfsystems als Mailchimp is een verwerkersovereenkomst afgesloten.

De zichtbaarheid van bepaalde persoonsgegevens:

  1. Voornaam en achternaam in de ledenlijst ( staat standaard aan);
  2. Telefoonnummers (staat standaard uit);
  3. Adressen (staat standaard uit);
  4. E-mailadressen (staat standaard uit);
  5. Een pasfoto (kunt u zelf uploaden of verwijderen),

kunt u zelf aanpassen in het programma van OGS – Online Golfsystems. Hiervoor heeft u aan het begin van uw lidmaatschap de inlogcodes ontvangen.

In OGS – Online Gofsystems staat “uitwisseling gegevens met Mailchimp” standaard aan. Dit houdt in dat voor het verzorgen van mailings via e-mail relevante gegevens uit de ledenadministratie automatisch worden doorgezet naar de Mailchimp gegevensbestanden van de vereniging. Op verzoek kan dit worden uitgeschakeld.

Wij houden ons het recht voor om foto’s van evenementen te plaatsen op de website, tenzij u uitdrukkelijk te kennen geeft hier bezwaar tegen te maken. Foto’s van jeugdleden plaatsen we alleen als er vooraf toestemming voor verleend is.

Indien u zitting neemt in het bestuur en/of commissies worden foto’s en telefoonnummers gepubliceerd op de website.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens te vertrekken. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Het afmelden voor mailing en nieuwsbrieven kan via de link in elke mail of nieuwsbrief of via het secretariaat secretaris@golfverenigingdongen.nl

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Golfvereniging Dongen bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  1. Alle personen die namens Golfvereniging Dongen van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn door het bestuur geautoriseerd en gehouden aan geheimhouding;
  2. We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  3. We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  4. Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  5. We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  6. Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven die we van u hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook heeft u het recht de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan u zelf of, indien gewenst, direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Cookies (of vergelijkbare technieken) die wij gebruiken

Wij gebruiken alleen technische, functionele en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt ook u alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen we u hierover met ons contact op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy. Als u naar aanleiding van onze privacyverklaring nog vragen of opmerkingen heeft, aarzel dan niet contact met ons op te nemen!